Vraag je je wel eens af hoe in vredesnaam medewerkers mee te krijgen in een verandering? En lig je ook wel eens wakker van alle weerstand bij een noodzakelijke wijziging? Terwijl toch echt iedereen de gelegenheid had om mee te denken en input te geven? Het is soms om moedeloos van te worden. Toch is er hoop, want ongemerkt veranderen jouw medewerkers toch meer dan ze zelf toegeven. De kunst is om het nieuwe gewenste gedrag boven tafel te krijgen. De sleutel is medewerkers te laten vertellen over hun werk. Liefst in groepsverband.
Automatisering drama
Hoe werkt dit proces? Dit blijkt uit een case uit de praktijk van ExpertPlus.
Een mkb bedrijf schakelt van standalone pc’s over naar een centrale server met een geïntegreerd systeem (ERP). Nu staan er geen bestanden meer op de eigen computer, maar op een centrale server waar alles voor iedereen te vinden is. Dat scheelt toch zeker 40% administratieve tijd. Tijd, die mooi in werven van nieuwe klanten gestoken kan worden.
De implementatie van het systeem is een drama. Alle vormen van weerstand komen aan bod: van negeren (eigen schaduwadministratie blijven voeren) tot verwerpen (het systeem moet weg, het oude moet terug). Wat nu? De aanschaf van het ERP systeem heeft een fors aantal euro’s gekost. Moeten we dat zomaar overboord gooien, gaan we met de weerstand van de medewerkers mee of gaan we naast hen zitten om het probleem precies in de vingers te krijgen? We kiezen voor het laatste.
Medewerkers veranderen meer dan verwacht
Een afvaardiging van medewerkers met verschillende bedrijfsfuncties is uitgenodigd voor een bijeenkomst. We zorgen voor een beamer en computers die aangesloten zijn op het ERP systeem. Een testomgeving dat wel, maar heel realistisch. Elke medewerker laat op de beamer zien hoe hij/zij het systeem gebruikt. Opvallend is hoe trots iedereen is op het uitgevoerde werk. Nog nooit is er zoveel aandacht van leiding en collega’s geweest voor dat wat iemand echt de hele dag doet. En iedereen ontdekt wel iets waardoor het proces efficiënter kan lopen. Het grootste gewin van deze sessie is dat de medewerkers zien dat ze vaak dezelfde gegevens invullen als hun collega’s. Maar dan op andere plekken. Ter plekke is afgesproken dit te veranderen.
We sluiten de sessie af met veel erkenning en herkenning. En het inzicht dat veel medewerkers op hun eigen werkplek vaak veel meer veranderingen hebben geïmplementeerd dan ze zeggen tijdens werkoverleggen en transitiebijeenkomsten etc. De medewerkers veranderen meer dan je denkt!
Daadwerkelijk toepassen
De conclusie is dat praten over veranderingen belangrijk is. In eerste instantie over zaken als ‘’de stip aan de horizon’’, “de veranderende markt” etc. Maar praten over de veranderingen die de medewerker daadwerkelijk dagelijks toepast, is het meest effectief. Niet aan het bureau bij de leidinggevende, maar juist aan het bureau/de werkplek van de medewerker of samen met een groep medewerkers in een werkruimte. Alleen dan weet je echt of de medewerkers de veranderingen omarmen.